Organização, resultado eficiência e produtividade.

Por Inácio Dantas, 

 

Não confie sempre na memória, às vezes ela falha. Anote, registre fatos e dados importantes (datas, reuniões, eventos), mantenha seu ambiente de trabalho organizado e tenha como retorno alto índice de eficiência administrativa/produtiva.

 

Quem trabalha com seu fluxo produtivo organizado, tanto no âmbito dos fatores da produção (matéria-prima) quanto no administrativo, obtém melhor performance na execução dos produtos ou serviços – custos e qualidade. Mentalize esse conceito. Imbuído do senso de organização, e com os olhos no gráfico das vendas e lucros, mantenha o pique organizacional e siga em busca da maximização dos resultados. Lembre-se, o “único lugar onde o sucesso vem antes do trabalho é no dicionário” (Einsten).

 

Organize-se. Mantenha seus compromissos em dia. Evite improvisar. Anote, faça uso de computadores, agendas, post-its e lembretes, pois não convém ficar à mercê da memória, às vezes ela falha.

 

Organize seus arquivos, pastas, fichários, “arquivo-morto”, etc. Mantenha-os com identificação de conteúdo, data, hora etc, em ordem cronológica. Um cuidado especial com os documentos sigilosos, mantendo-os sob chave. Outro cuidado também importante é com os dados e documentos registrados na contabilidade, os quais têm exigibilidade fiscal de pelo menos cinco anos. Guarde em ordem de vencimentos seu “contas a pagar”. Títulos pagos arquive-os de forma a serem acessados facilmente em caso de imprevisto com os fornecedores. Da mesma forma, tenha seu “contas a receber” em perfeita ordem, assim na hipótese de atrasos ou ausência de pagamento poder acionar a cobrança de imediato.

 

Organize o fluxo produtivo. Quantidade e ritmo dos insumos e matérias-primas aplicadas na produção. Pense que “rebarbas” em demasia, operações ineficientes (peças “mortas”), morosidade nas etapas produtivas, geram acréscimo de custo, perde-se tempo, retarda-se o faturamento e reduz os lucros.

 

Algumas dicas:

 

-Selecione, organize e defina as tarefas do dia;

 

-Planeje o quanto de mão-de-obra e material serão necessários (uma pessoa ou uma equipe) ou a quantidade material (“x” ou “y” quantidade) e o quanto de recursos financeiros;

 

-Estabeleça os métodos para execução (Equipamento, ferramental, maquinário), se próprio ou terceirizado;

 

-Defina o tempo demandado – (Início e final. Horas, dias, semanas, etc);

-Calcule sempre “o giro de estoques[1]”. Saiba em quanto tempo suas mercadorias/insumos ficam retidas nas prateleiras;

-Estabeleça um “plano B” para o caso de imprevistos;

 

Antecipe-se aos fatos. Não se acomode, não deixe acontecer para depois agir. Acerte as velas ao vento para o barco seguir no rumo certo. Mantenha-se informado da execução dos projetos, tempo, custos e receitas. Atualize-se sempre que houver alterações no âmbito operacional. Disponha de material de apoio (planilhas eletrônicas, relatórios e softwares) para compilar as informações e ter tudo à mão com segurança e rapidez.

 

Crie ou reorganize rotinas para o melhor fluxo dos trabalhos. Com isso você perceberá “gargalos” e evitará a falta ou a repetição de operações. Isso lhe permitirá racionalizar tempo e economizar insumos, despesas variáveis e mão de obra. Considere a possibilidade das técnicas:

 

-Curva das Possibilidade de Produção – CPP[2]

-Custo de Oportunidade[3]

 Tenha em mente o objetivo da “economia de escala”: Produzir mais, em menos tempo, com o menor custo possível.”

 

A boa organização é o êmbolo propulsor do seu sucesso. E isso depende da sua proação, olhar “fino” e ajustes que permitam, com esforço e comprometimento, um trabalho bem feito e resultados excepcionais.

 

Inácio Dantas

Do livro “Lições para o Autoaperfeiçoamento Profissional”

www.agbook.com.br

www.amazon.com.br